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解析香港公司的法定秘书工作性质、责任


在香港注册的有限公司,都需要根据香港公司法委任董事及公司秘书,以便履行公司的法定责任,及维持公司基本的运作。

 

公司秘书乃法定职位,其职务包括向公司注册处申报有关公司的结构、任何主要人事的变动;亦需为董事局拟备公司的会议议程、筹备周年股东大会及对相关的法定条例提供专业咨询。

 

一、秘书的任职资格

 

公司秘书可以是一个自然人或一个法人团体。

 

1)若为个人,该人必须经常居住于香港;

 

2)若为法人团体,该法人团体必须在香港有注册地址或营业地点。

 

上市公司对秘书的要求较为严格。上市公司的秘书必须是个人而非法人团体,而且该人必须是英国特许秘书及行政人员公会香港分会会员、律师、大律师或专业会计师,而且必须得到联合交易所认可其在学术及专业资格方面足以履行其职责。

 

根据法例,公司秘书一职可由董事兼任,即具有双重身分。当一份档应由董事和秘书联合签署时,具有董事和秘书双重身分的人士只能以秘书的身分签署。

 



二、秘书的责任

 

公司秘书的责任取决于其与公司的安排。一般来说,秘书应确保公司的运作符合公司条例的要求。公司秘书通常有以下几项责任:

 

1) 参加股东大会和董事会,编写会议记录;

 

2)在董事会的指示下,发通知给有权出席股东大会和董事会的所有人员;

 

3)秘书有时应加签档和盖章;

 

4)处理股权转让事宜;

 

5) 保存会议记录、股东名册、董事和秘书名册、抵押名册;

 

6)按规定向公司注册处提交有关文件, 例如年度报表,更改董事或股东的通知等。

 

扩展资料:

 

秘书需要有以下五方面的能力:

 

1、多元化才能

 

秘书应用懂得两国甚至三国以上的语言,具有一定的语言处理能力和计算机技能。

 

2、组织能力

 

秘书应当是一个组织者,她要为各种会议和活动作计划,并落实安排。同时,她还需要应付一大堆的工作日记、计划表、文件和电子档案。

 

3、沟通能力

 

秘书需要和老板、同事以及客户打交道,她要善于协调企业内外部的关系。

 

4、获取新知识的能力

 

秘书必须通过继续深造来不断增长知识和提高技能,特别是在办公技术方面,她需要跟上计算机应用的发展步伐。

 

5、团队合作能力

 

秘书要参加到许多实际项目中去,她需要收集信息,需要督促团队努力工作。因此团队合作能力也是秘书工作的一个关键部分。

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